Soal Ujian

Fungsi Manajemen

NAMA : Alfi Nurjanah

NIM      : 12402241023

FUNGSI – FUNGSI MANAJEMEN

     Telah diketahui pada dasarnya administrasi berfungsi menentukan tujuan organisasi dan merumuskan kebijaksanaan umum, sedangkan managemen berfungsi untuk melaksanakan kegiatan2 yang perlu dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan.

     Dalam proses pelaksanaannya, administrasi dan manajemen mempunyai tugas2 tertentu yang harus dilaksanankan sendiri.

     Tugas – tugas itulah yang biasa disebut sebagai fungsi – fungsi adminnistrasi dan manajemen.

Fungsi manajemen

     Fungsi manajemen kantor sama dengan fungsi manajemen pada umumnya,di mana pengelolaannya terfokus pada lingkup pekerjaan kantor.

Fungsi manajemen yang diterapkan Pada Kantor antara lain :

1.Perencanaan
Kegiatan pertama dari pimpinan organisasi / kantor adalah menyusun perencanaan. Yaitu keseluruhan proses pemikiran dan penentuan cara yang matang dari kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan dimasa yang akan datang.

2.Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah keseluruhan proses pengelompokan orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang untuk menciptakan organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

3. Penggerakan
Penggerakan adalah keseluruhan proses memberikan motif bekerja kepada para pegawai agar mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi

4. Pengawasan
Pengawasan yaitu proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi guna menjamin agar pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai rencana yang telah ditentukan

Fungsi Manajemen Menurut Henry Fayol :

Dalam bukunya yang membahas fungsi2 administrasi dan manajemen ,fayol mengatakan bahwa fungsi2 administrasi dan manajemen itu ada 5, antara lain :

1.Planning (perencanaan)

2.Organizing (pengirganisasian)

3.Commanding (pemberi komando)

4.Coordinating (pengkoodinasian)

5.Controling (pengawasan)

REFERENSI

-P. Siagian, sondang. 1981. Filsafat Administrasi. Jakarta: PT Gunung Agung.

- Westra, Pariata, dkk. 1980. Aneka Sari Ilmu Administrasi. Yogyakarta: Balai Pembinaan Administrasi Akademi Administrasi Negara

Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

NAMA : Alfi Nurjanah

NIM      : 12402241023

RUANG LINGKUP MANAJEMEN PERKANTORAN

A.    Pengorganisasian Kantor

   Organizing merupakan fungsi yang sangat penting dalam manajemen.kemampuan untuk mengorganisasikan secara efektif,sangat besar nilainya dalam hal mengembangkanperusahaan.

Struktur Organisasi Kantor :
Kantor adalah pusat administrasi perusahaan dalam menjalankan operasinya. Dalam membuat struktur organisasi ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu :

1. Merumuskan tujuan usaha

2. Analisis pekerjaan kantor

3. Pembagian tugas

Pengorganisasian Pekerjaan Kantor

    Pekerjaan kantor ada pada seluruh bagian     dalam perusahaan. Pengorganisasian pekerjaan kantor dibedakan menjadi 2 jenis yaitu :

   1. Sentralisasi

       Sentralisasi atau asas pemusatan artinya semua kegiatan administrasi atau perkantoran di pusatkan di suatu tempat dan di pimpin oleh seorang office manager.

    2. Desentralisasi

        Desentralisasi atau asas pemencaran artinya semua kegiatan administrasi atau perkantoran diserahkan ke manajer fungsional.

B. Perencanaan dan pengawasan sistem kerja

Perencanaan Pekerjaan Kantor
Perencanaan adalah proses kegiatan yang meliputi menentukan tujuan dan menentukan cara pencapaian tujuan tersebut.

Langkah-langkah perencanaan pekerjaan kantor :

    1. Pekerjaan apa yang akan dikerjakan

    2. Cara atau metode mana yang akan dipakai

    3. Bagaimana urut-urutan mengerjakannya

    4.  Kecakapan apa yang dibutuhkan untuk mengerjakannya.

Sistem Kerja

Sebuah sistem yang baik, memiliki karakter antara lain sebagai berikut :

   1.Sistematis. Sebuah sistem harus memiliki keterkaitan yang logis, mudah dimengerti dan dipahami, sehingga mudah di ikuti atau dilakukan.

   2. Fungsional. Sebuah sistem yang baik adalah sistem yang dapat mendukung setiap bagian dalam mencapai tujuan organisasi agar mampu memberdayakan segala sumberdaya secara optimal.

    3. Sederhana. Sebuah sistem yang baik adalah tidak terlalu rumit tetapi sederhana dan mudah dilaksanakan.

    4. Fleksibel dan adaptif. Sistem yang baik haruslah fleksibel dan adaptif, mengingat seringnya terjadi perubahan-perubahan yang terjadi di luar kendali. Sehingga sistem yang fleksibel akan mudah untuk di lakukan.

C. Produk-produk perkantoran

   Kesuksesan sebuah perusahaan sangat ditentukan oleh hal-hal kecil yang menunjang kegiatan operasional perusahaan tersebut.

    Sebagai contoh, pada kenyataannya kualitas alat tulis memegang peranan penting dalam menentukan kinerja perusahaan.
Contoh produk alat tulis antara lain :

1. Pena
2. Marker
3. Pensil
4. Penghapus
5. Penggaris ,dll.

 D. Peralaatan kerja kantor

   Bukan kantor namanya kalau tidak ada peralatan kantor di dalamnya. Keberadaan peralatan kantor di kantor bukanlah hanya untuk sekedar kebutuhan sekunder atau hanya sekedar "pemanis" desain ruangan saja.

   Peralatan Kantor tersebut meliputi :

1. Meja dan kursi

2. Rak buku dan lemari

3. Printer dan komputer

4. Fax dan telepon

5. Peralatan tulis

6. Peralatan penunjan, flash disk dan lainnya

7. Mesin teknologi penunjang kerja

 E. Lingkungan kerja kantor

   Lingkungan yang baik akan membuat para pekerja merasa nyaman. Jika pekerja atau karyawan merasa nyaman  dalam bekerja bisa dipastikan produktivitas akan meningkat.

   Agar tujuan tercapai maka penataan tata ruang kantor harus memperhatikan prinsip-prinsip berikut :

1. Harus mengalir secara terus menerus .

2. Fungsi yang sama atau berhubungan diletakkan berdekatan.

3. Pengaturan perkakas membuat pengawasan lebih mudah.

4. Tidak permanen agar fleksibel.

5. Ada ruang yang cukup untuk bergerak atau berjalan.

6. Pekerjaan yang menimbulkan suara gaduh misalnya bagian produksi dijauhkan dari lainnya.

7. Ruang pimpinan dipilih yang tenang karena lebih banyak membutuhkan konsentrasi dalam bekerja.

8. Pengaturan tata letak membuat jarak tempuh lebih pendek sehingga menghemat tenaga.

REFERENSI :

- MANAJEMEN PERKANTORAN EFEKTIFE, MC Maryati, Edisi Pertama : cetakan pertama, Januari 2008

Hubungan Administrasi, Manajemen, dan Organisasi

NAMA : Alfi Nurjanah

NIM      : 12402241023

HUBUNGAN ADMINISTRASI, MANAJEMEN DAN ORGANISASI

A.    Asal - usul Istilah Administrasi

Administrasi berasal dari bahasa latin dari kata “Ad+Ministrare” yang dalam bahasa inggris berarti = To Serve (Membantu, memenuhi, dan melayani).

Pengertian Administrasi Menurut :

a. Leonald D. White

         Administrasi adalah suatu proses yang biasanya terdapat pada semua usaha kelompok, baik usaha pemerintah / swasta, sipil/ militer, baik secara besar-besaran / kecil-kecilan.

b. Herbert Sion

        Administrasi dapat dirumuskan sebagai kegiatan dikelompok orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama.

c. The Liang Gie

         Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan sekelompok orang dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu.

Menurut The Liang Gie ada 8 unsur administrasi yang dibagi menjadi 2 bagian :

1. Unsur luas ( unsur yang selalu ada)

     a. Organisasi (keragaan)

     b. Manajemen (pimpinan)

     c. Komunikasi (hubungan)

     d. Informasi (keterangan)

2. Unsur Sempit (unsur yang tidak selalu ada)

    a. Personalia (kepegawaian)

    b. Finansia (keuangan)

    c. Materia (perbekalan)

    d. Realsi publik (tata humas)

Faktor – faktor Administrasi

Pokok – pikiran dalam administrasi :

1. Adanya sekelompok orang

2. Adanya usaha kerja sama

3. Adanya tujuan tertentu yang akan dicapai

4. Administrasi itu merupakan kegiatan penataan.

B. Pengertian Manajemen 

   Manajemen adalah aktivitas menggerakkan segenap orang dan menggerakkan semua fasilitas (alat2, benda, ruang kerja, waktu, uang) untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Fungsi manajemen

Menurut seorang ahli teori administrasi dan manajemen yaitu Henry Fayol, mengatakan bahwa fungsi administrasi dan manajemen itu ialah :

1.      Planning (perencanaan)

2.      Organizing (pengorganisasian

3.      Commanding (pemberian komando

4.      Coordinating (pengkoordinasian

5.      Controlling (pengawasan)

C.  Pengertian Organisasi

     Organisai merupakan proses kegiatan yang berkenan dengan pengaturan, penyusunan, pembagian kerja dari suatu usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.

Asas – asas Organisai

  1. Perumusan tujuan dengan jelas

  2. Departemenisasi (pengelompokan)

  3. Pembagian kerja

  4. Koordinasi

  5. Pelimpahan wewenang

  6. Rentangan kontrol

  7. Jenjang organisasi

  8. Kesatuan perintah

  9. Fleksibilitas

10. Berkelangsungan

11. Berkesinambungan

D. Hubungan Administrasi, Manajemen, dan Organisasi

      Ada beberapa orang yang beranggapan bahwa sesungguhnya administrasi dan manajemen adalah sama, hanya saja istilah administrasi digunakan pada badan / organisasi pemerintah, sedangkan istilah manajemen dipergunakan untuk organisasi swasta. Administrator sama artinya dengan manajer, tetapi organisasi untuk pemerintah..

Dapat disimpulkan bahwa hubungan antara administrasi, organisasi dan manajemen adalah sebagai berikut :

1. Kepemimpinan merupakan arti dari manajemen
2.  Melalui manajemen semua kegiatan di koordinir dan diarahkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi.
3. Administrasi merupakan suatu kegiatan pelayanan, termasuk di dalam kegiatan administrasi adalah kegiatan pengelolaan atau manajemen administrasi dapat dilaksanakan di dalam atau diluar organisasi (formal).
4. Organisasi (formal) merupakan tempat dilaksanakannya kegiatan administrasi.

REFERENSI :

P. Siagian, sondang. 1981. Filsafat Administrasi. Jakarta: PT Gunung Agung.