Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

NAMA : Alfi Nurjanah

NIM      : 12402241023

RUANG LINGKUP MANAJEMEN PERKANTORAN

A.    Pengorganisasian Kantor

   Organizing merupakan fungsi yang sangat penting dalam manajemen.kemampuan untuk mengorganisasikan secara efektif,sangat besar nilainya dalam hal mengembangkanperusahaan.

Struktur Organisasi Kantor :
Kantor adalah pusat administrasi perusahaan dalam menjalankan operasinya. Dalam membuat struktur organisasi ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu :

1. Merumuskan tujuan usaha

2. Analisis pekerjaan kantor

3. Pembagian tugas

Pengorganisasian Pekerjaan Kantor

    Pekerjaan kantor ada pada seluruh bagian     dalam perusahaan. Pengorganisasian pekerjaan kantor dibedakan menjadi 2 jenis yaitu :

   1. Sentralisasi

       Sentralisasi atau asas pemusatan artinya semua kegiatan administrasi atau perkantoran di pusatkan di suatu tempat dan di pimpin oleh seorang office manager.

    2. Desentralisasi

        Desentralisasi atau asas pemencaran artinya semua kegiatan administrasi atau perkantoran diserahkan ke manajer fungsional.

B. Perencanaan dan pengawasan sistem kerja

Perencanaan Pekerjaan Kantor
Perencanaan adalah proses kegiatan yang meliputi menentukan tujuan dan menentukan cara pencapaian tujuan tersebut.

Langkah-langkah perencanaan pekerjaan kantor :

    1. Pekerjaan apa yang akan dikerjakan

    2. Cara atau metode mana yang akan dipakai

    3. Bagaimana urut-urutan mengerjakannya

    4.  Kecakapan apa yang dibutuhkan untuk mengerjakannya.

Sistem Kerja

Sebuah sistem yang baik, memiliki karakter antara lain sebagai berikut :

   1.Sistematis. Sebuah sistem harus memiliki keterkaitan yang logis, mudah dimengerti dan dipahami, sehingga mudah di ikuti atau dilakukan.

   2. Fungsional. Sebuah sistem yang baik adalah sistem yang dapat mendukung setiap bagian dalam mencapai tujuan organisasi agar mampu memberdayakan segala sumberdaya secara optimal.

    3. Sederhana. Sebuah sistem yang baik adalah tidak terlalu rumit tetapi sederhana dan mudah dilaksanakan.

    4. Fleksibel dan adaptif. Sistem yang baik haruslah fleksibel dan adaptif, mengingat seringnya terjadi perubahan-perubahan yang terjadi di luar kendali. Sehingga sistem yang fleksibel akan mudah untuk di lakukan.

C. Produk-produk perkantoran

   Kesuksesan sebuah perusahaan sangat ditentukan oleh hal-hal kecil yang menunjang kegiatan operasional perusahaan tersebut.

    Sebagai contoh, pada kenyataannya kualitas alat tulis memegang peranan penting dalam menentukan kinerja perusahaan.
Contoh produk alat tulis antara lain :

1. Pena
2. Marker
3. Pensil
4. Penghapus
5. Penggaris ,dll.

 D. Peralaatan kerja kantor

   Bukan kantor namanya kalau tidak ada peralatan kantor di dalamnya. Keberadaan peralatan kantor di kantor bukanlah hanya untuk sekedar kebutuhan sekunder atau hanya sekedar "pemanis" desain ruangan saja.

   Peralatan Kantor tersebut meliputi :

1. Meja dan kursi

2. Rak buku dan lemari

3. Printer dan komputer

4. Fax dan telepon

5. Peralatan tulis

6. Peralatan penunjan, flash disk dan lainnya

7. Mesin teknologi penunjang kerja

 E. Lingkungan kerja kantor

   Lingkungan yang baik akan membuat para pekerja merasa nyaman. Jika pekerja atau karyawan merasa nyaman  dalam bekerja bisa dipastikan produktivitas akan meningkat.

   Agar tujuan tercapai maka penataan tata ruang kantor harus memperhatikan prinsip-prinsip berikut :

1. Harus mengalir secara terus menerus .

2. Fungsi yang sama atau berhubungan diletakkan berdekatan.

3. Pengaturan perkakas membuat pengawasan lebih mudah.

4. Tidak permanen agar fleksibel.

5. Ada ruang yang cukup untuk bergerak atau berjalan.

6. Pekerjaan yang menimbulkan suara gaduh misalnya bagian produksi dijauhkan dari lainnya.

7. Ruang pimpinan dipilih yang tenang karena lebih banyak membutuhkan konsentrasi dalam bekerja.

8. Pengaturan tata letak membuat jarak tempuh lebih pendek sehingga menghemat tenaga.

REFERENSI :

- MANAJEMEN PERKANTORAN EFEKTIFE, MC Maryati, Edisi Pertama : cetakan pertama, Januari 2008